Datenschutzerklärung zum Jobcluster Bewerbermanagementsystem

Unsere Datenschutzpraxis steht im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere denen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), des Telemediengesetzes (TMG) und der Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO). Wir werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Online-Bewerbungsverfahrens nur verarbeiten, soweit dies für die Durchführung des Verfahrens und für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung erforderlich ist. Eine weitergehende Nutzung Ihrer Daten erfolgt nur dann, wenn Sie hierzu zuvor Ihre Einwilligung ausdrücklich erteilt haben. Nachfolgend stellen wir dar, welche personenbezogenen Informationen wir während des Online-Bewerbungsverfahrens erfassen und wie wir diese nutzen.

Die Datenschutzerklärung umfasst das Online-Recruiting-System von Jobcluster Deutschland GmbH (nachfolgend “Recruiting-System”), welches von der Heurich GmbH, den einzelnen Gesellschaften der Heurich-Gruppe zur Verfügung gestellt wird.

Die vorliegende Datenschutzerklärung ergänzt und konkretisiert die allgemeine Datenschutzerklärung der Heurich GmbH, die Sie unter https://www.heurich.de/datenschutzerklaerung/ finden.

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

Heurich GmbH & Co. KG

Landwehr 20-26

36100 Petersberg

Deutschland

Tel.: 066160020

E-Mail: info@heurich.de

Website: www.heurich.de

Persönlich haftende Gesellschafterin: Heurich Beteiligungs GmbH, 36100 Petersberg

Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Matthias Heurich

Kontaktdaten unseres (ext.) Datenschutzbeauftragten

Udo Noller

stratego IT management GmbH

Hofäckerstraße 32

74374 Zaberfeld

Deutschland

Tel.: 0661 / 6002 – 717

E-Mail: datenschutz@heurich.de

Website: www.stratego-it.de

Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Zur Nutzung des Stellenportal übermitteln Sie uns personenbezogene Daten. Personenbezogene Daten sind alle Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person. Hierunter fallen beispielsweise Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre E-Mail Adresse, Ihre Telefonnummer und ggf. weitere Daten und Informationen, z.B. zu Ihrem Lebenslauf oder zu Ihren Qualifikationen sowie Bewerbungsunterlagen, z.B. Zeugnisse.

Die Verarbeitung der überlassenen personenbezogenen Daten eines Bewerbers erfolgt nur für die Durchführung des Bewerbungsprozesses. Für die Durchführung des Bewerbungsprozesses werden nur Daten verarbeitet, welche der Bewerber freiwillig überlassen hat.

Datenverarbeitung im Detail

Bewerbungsprozess

Ihre uns über das Recruiting-System überlassenen Bewerbungsdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adress- und Kontaktdaten, Gehaltsvorstellung, Angabe zu einer möglichen Schwerbehinderung, Lebenslauf, Anschreiben, zusätzliche Anlagen wie Zeugnisse, Teilnahmebescheinigungen von Schulungen oder Bescheinigungen über zusätzliche Qualifikationen, vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Ausbildung(en), Sprachkenntnisse, Bewerbungsfoto) werden zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens gespeichert, ausgewertet, der ausgeschriebenen Stelle zugeordnet und intern an den für die Ausschreibung verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet sowie zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwendet. Optionale Eingabefelder sind durch einen Hinweis kenntlich gemacht. Bitte achten Sie darauf, dass die uns über das Recruiting-System von Ihnen übermittelten Daten wahrheitsgemäß, richtig, eindeutig und aktuell sind.

Verantwortliche Stelle ist das Unternehmen der Heurich-Gruppe, welches für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und damit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verantwortlich ist. Neben den Personalverantwortlichen der verantwortlichen Stelle haben nur Mitarbeiter der Heurich GmbH und/oder des jeweiligen Unternehmens der Heurich-Gruppe Zugriff auf die von Ihnen überlassenen Bewerberdaten, die bei der Besetzung der Stelle, d.h. in den Bewerbungsprozess zwingend einbezogen werden müssen. Die Einsichtnahme der erforderlichen Mitarbeiter je Bewerbung ist über eingerichtete Berechtigungen abgesichert. Das im Recruiting-System bestehende Berechtigungskonzept sorgt für rollenabhängige und lokale Einsichtsrechte. Grundsätzlich wird nur solchen Personen eine Einsichtnahme in Ihre Daten gewährt, welche für die Anliegen von Datenschutz und -sicherheit sensibilisiert sind und einer vertraglichen auferlegten Verschwiegenheitspflicht unterstehen. Ihre Bewerbungsdaten werden nicht an Dritte außerhalb der Heurich-Gruppe weitergegeben.

Wir werden Sie in unserem Bewerbungsprozess nicht auffordern, uns sog. besonders schützenswerte personenbezogene Daten mitzuteilen. Sollten Sie uns jedoch derartige Informationen freiwillig zur Verfügung stellen, so verstehen wir dieses als eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und, dass Sie es uns erlauben, diese Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu speichern und für die Zwecke des Bewerbungsprozesses zu verwenden.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies zur Durchführung eines Bewerbungsverfahrens erforderlich ist (Art. 6 Abs. lit. b DSGVO i.V.m. 88 DSGVO i.V.m § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG). Anschließend werden Ihre Daten von uns vollständig gelöscht, es sei denn, dass Sie im Falle eines Entfalls des Speicherzwecks einer darüber hinaus gehenden Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO zugestimmt haben. Ihre Bewerbungsdaten auf eine einzelne Stelle werden ohne weitere Einwilligung, nach einer etwaigen Absage, maximal sechs Monate gespeichert und danach von uns vollständig gelöscht.

Sollten Sie aufgrund Ihrer Bewerbung eine Anfrage von uns erhalten, ob Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten, so gibt es folgende Möglichkeiten:

– Sie stimmen der Poolaufnahme zu: Ihre Bewerbung einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten wird für weitere 12 Monate in unserem Recruiting-System gespeichert und anschließend vollständig gelöscht.

– Sie lehnen die Aufnahme ab: Ihre Bewerbung wird, wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht.

– Sie reagieren auf unsere Anfrage nicht innerhalb von 7 Tagen: dieser Fall gilt als Ablehnung und Ihre Bewerbung wird wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht.

– Sollten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Anstellung in unserem Unternehmen erhalten, übernehmen wir Ihre Daten in unseren ordentlichen Personalverwaltungsprozess.

Zudem weisen wir Sie darauf hin, dass Sie auch jederzeit für Ihre angegebenen Bewerbungsdaten innerhalb Ihrer Bewerbung eine Löschung beantragen können. Wir führen die Löschung der Bewerbungsdaten dann umgehend durch.

Bereitstellung des Recruiting-Systems und Erstellung von Logfiles

Durch die Nutzung des Recruiting-Systems werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt und die für die Bereitstellung des Systems technisch erforderlich sind.

Wir arbeiten für die Datenspeicherung, Verwaltung und Verarbeitung Ihrer Daten mit dem Recruiting-System der Firma Jobcluster Deutschland GmbH, Fuldaer Straße 13, 36124 Eichenzell (im Folgenden „Jobcluster“). Jobcluster übernimmt im Auftrag der Heurich GmbH das Hosting des Recruiting-Systems sowie die Wartung und Pflege im Einzelfall. In unserem Auftrag werden alle personenbezogenen Daten auf einem zertifizierten Server unseres Dienstleisters ausschließlich innerhalb Deutschlands gespeichert beziehungsweise verarbeitet. Mit Jobcluster wurde die datenschutzrechtlich erforderlich Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung von Jobcluster finden Sie unter https://www.one-click-recruiting.de/datenschutzhinweise/.

Jeder Zugriff auf das Recruiting-System wird in einer Protokolldatei (sogenannte Logfiles) gespeichert. In dieser Datei werden die folgenden Daten, solange technisch erforderlich, gespeichert:

– Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,

– das Betriebssystem des Nutzers,

– die IP-Adresse,

– den Domainnamen des Internet-Service-Providers,

– Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

Die Daten werden zentral auf Servern von Jobcluster innerhalb Deutschlands gespeichert. Eine eigenständige Nutzung der Daten durch Jobcluster sowie eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Bewerbers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung des Recruiting-System an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die weiteren Informationen werden benötigt, um das Recruiting-System sicher zu gestalten, vor Angriffen zu schützen sowie die Funktionsweise sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Recruiting-System ist dies nach der Beendigung Ihrer jeweiligen Sitzung der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung (max. sechs Monate) ist im Einzelfall möglich, soweit gesetzlich erforderlich. In diesem Fall erfolgt eine Anonymisierung in der Form, dass die IP-Adresse der Nutzer gelöscht oder verfremdet wird. Eine Zuordnung des aufrufenden Nutzers ist nicht mehr möglich. Die Erfassung der Daten zur Be-reitstellung und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Recruiting-Systems zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Bewerbers keine Widerspruchsmöglichkeit.

Cookies

Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Dieser Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung, also nach dem Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sogenannte „Session Cookies“). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen

Einige Elemente des Recruiting-System erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann (JSESSIONID). Zudem dient das Cookie Captcha zur Überprüfung und Vermeidung von Interaktionen auf unserem Recruiting-System durch automatisierte Zugriffe, bspw. durch sog. Bots. In diesen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO.).

In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

– Spracheinstellungen,

– Zuordnung zur bewerbenden Stelle und Unternehmen,

– Sitzungsinformationen.

Cookies werden auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert und von diesem an das Recruiting-System übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für das Recruiting-System deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

Betroffenenrechte

Wir weisen darauf hin, dass Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung die volle Kontrolle über Ihre der Heurich GmbH überlassenen personenbezogenen Daten haben. Sie können jederzeit all Ihre angegebenen Daten sowie Ihre Bewerbung ändern, berichtigen oder löschen.

Auskunftsrecht und Recht auf Änderung

Sie können jederzeit unter den unten angegebenen Kontaktdaten Auskunft über die in unserem Recruiting-System von Ihnen gespeicherten und uns überlassenen Daten beantragen. Eine Veränderung der Daten durch uns erfolgt zu keinem Zeitpunkt, außer Sie beantragen dieses schriftlich, gerne per E-Mail an die unten angegebene E-Mailadresse.

Löschung der Daten

Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden spätestens nach einem Zeitraum von 6 Monaten gelöscht, es sei denn es kommt ein Arbeitsvertrag zu Stande. Sie können jederzeit eine schriftliche, gerne per E-Mail, Aufforderung zur Löschung Ihrer Daten bei uns beantragen.

Mehr Informationen zu Ihren weiteren Betroffenenrechten auf Basis der DSGVO finden Sie unter der allgemeinen Datenschutzerklärung der Heurich GmbH unter https://www.heurich.de/datenschutzerklaerung/